Die automatisierte Belegarchivierung ist eine bedeutsame Ressourceneinsparung für Unternehmen, besonders bei einer hohen Rate an digitalem Dokumentenfluss bei Aufträgen und Projekten.
Seit Oktober 2019 besteht zwischen der BDO Digital als Tochtergesellschaft der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und Con-Solutions eine wachsende Partnerschaft in der beratenden Zusammenarbeit. Bereits mehrfach wurden die Partnerschaft genutzt, um Kunden gegenseitig im Bereich der Digitalisierung erfolgreich zu Beraten. Seit März 2022 informiert Con-Solutions ihre Kunden in einem eigens eingerichteten Bereich Ihrer Homepage zu dem Thema GoBD und Erstellung der Verfahrensdokumentation. Dabei bekommt die gute Zusammenarbeit noch einmal deutliche Präsents. Mit Unterstützung von BDO Digital werden Basisinformationen zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation aus erster Hand beschrieben.
Die digitale Archivierung ist eine Verzweigung im gesamten Unternehmen und erzielt zahlreiche Mehrwerte im Tagesgeschäft. Trotz der z. T. automatisierten Archivierung sind von allen Unternehmen die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit zu beachten, die bereits bei Rechnungen und Dokumenten im Papierformat galten. Mit den digitalen Dokumenten und einem digitalen Archiv gehört auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD dazu.
In der Verfahrensdokumentation wird beschrieben, wie das Unternehmen zukünftig diese Grundsätze beim Einsatz der digitalen Archivierung einhalten will. Damit steigt der anerkannte und rechenbare Mehrwert der Investition erheblich. Welche Erwartung das Bundesministerium der Finanzen an die ordnungsgemäße Aufbewahrung hat, wird mit der Veröffentlichung der GoBD seit 2014 beschrieben und wurde im Januar 2020 noch einmal aktualisiert.
Die BDO-Digital möchte den Kunden einen Weg aufzeigen, wie man die digitale Archivierung trotz Compliance-Anforderungen mit Mehrwerten versehen kann und eine erfolgreiche Implementierung ins Unternehmen mit Erfolg aufwerten kann. So kamen die BDO Digital und Con-Solution ins Gespräch. Die Kunden suchen Lösungen um sich erfolgreich auf das ersetzende Scannen vorzubereiten und die Papierablage durch die digitale Archivierung zu ersetzen.
Hierzu gab es gemeinsame Auftritt bei Webseminaren, in denen das Zusammenspiel der digitalen Archivierung mit ELO und die Anforderungen der GoBD praxisnah durch BDO Digital präsentiert wurde.
Der nächste logische Schritt zwischen BDO Digital und Con-Solutions ging im Februar 2022 online. Im Internetauftritt zur GoBD von Con-Solutions gibt unser Kollege Norbert Kasten eine erste Basisunterstützung zu den Anforderungen an Verfahrensdokumentation. Um die Anforderungen der Finanzbehörden zu erfüllen und für die nächsten Betriebsprüfungen gut vorbereitet zu sein, informiert und begleitet Herr Kasten auf Wunsch auch Unternehmen auch in der praktischen Erstellung einer Verfahrensdokumentation für ihr ELO Dokumentenmanagementsystem.
Wir freuen uns, mit Con-Solutions einen Partner gefunden zu haben, der zum Thema GoBD seine Kunden informieren möchte. Gerne unterstützen wir dabei.