Customer Communications Management

Customer Communications Management: Optimieren Sie Ihre Unternehmenskommunikation

In einer zunehmend digitalisierten Wirtschaftswelt ist eine effiziente Kommunikation zwischen internen und externen Stakeholdern für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend. Das Customer Communications Management (CCM) von BDO bietet umfassende Lösungen und Technologien, um die Kommunikation in Unternehmen zu verbessern und sowohl die Effizienz als auch die Zusammenarbeit zu fördern. Die BDO DIGITAL GmbH hat sich zum Ziel gesetzt, Unternehmen nicht nur bei der Optimierung ihrer Kommunikationsstrategien zu unterstützen, sondern diese auch an moderne Anforderungen anzupassen. Unsere Dienstleistungen im Bereich Customer Communications Management stehen dabei im Mittelpunkt.

Herausforderungen der Unternehmenskommunikation

Unternehmen sehen sich einer Reihe von Herausforderungen gegenüber, die ihre Kommunikationsprozesse beeinträchtigen. Dazu gehören die Fragmentierung der Kommunikationskanäle, die häufig zu Missverständnissen und Informationsverlusten führt, sowie ineffiziente Prozesse, die Produktivität und Reaktionszeiten verringern. Mangelnde Datenintegration erschwert den Zugriff auf relevante Informationen, während der Schutz sensibler Daten aufgrund zunehmender Cyber-Bedrohungen an Bedeutung gewinnt. Unser CCM bietet Lösungen für genau diese Herausforderungen.

Lösungen mit unserem CCM

Unser CCM bietet maßgeschneiderte Lösungen für unternehmerische Herausforderungen. Dazu gehören integrierte Kommunikationsplattformen, die den Informationsaustausch verbessern, sowie die Optimierung von Kommunikationsprozessen zur Effizienzsteigerung. Durch umfassende Datenintegration ermöglichen wir den Zugriff auf Informationen in Echtzeit für zeitnahe Entscheidungen. Darüber hinaus implementieren wir Sicherheitslösungen zum Schutz sensibler Daten und zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen, um das Vertrauen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Partnern sowie Kundinnen und Kunden zu stärken.

Vorteile des CCM

Die Implementierung des CCM von BDO steigert die Effizienz durch die Vereinheitlichung der Kommunikationskanäle. So werden Produktivität und Reaktionszeiten verbessert, die Servicequalität wird dadurch erhöht. Reibungslose Kommunikation fördert die Teamarbeit, minimiert Missverständnisse und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit. Klare Sicherheitsstandards stärken das Vertrauen in die Unternehmenskommunikation. Langfristig führen optimierte Prozesse und effizienter Ressourceneinsatz so auch zu Kosteneinsparungen für das gesamte Unternehmen.

Unsere Dienstleistungen im Bereich Customer Communications Management

Das Leistungsportfolio von BDO im Bereich Customer Communications Management basiert auf zwei Säulen: Consulting und Cloud Services. Dieser Ansatz ermöglicht eine umfassende Unterstützung sowohl vor Ort als auch über Software-as-a-Service-Lösungen. Unsere Cloud Services bieten Flexibilität, indem sie entweder fertige Services bereitstellen oder den eigenständigen Betrieb der Output Management Plattform durch uns ermöglichen. Die CCM-Dienstleistungen umfassen moderne, cloudbasierte Technologien, die ein konsistentes Omnichannel-Erlebnis für Kundinnen und Kunden gewährleisten. Im Output-Management unterstützen wir bei der effizienten Verwaltung von Dokumenten und der Automatisierung von Prozessen. Darüber hinaus helfen wir bei der Prozessdokumentation zur Sicherstellung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit sowie im Bereich Input Management und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zur Optimierung der Verarbeitung von Eingangsdokumenten.

Rechtssichere Dokumentation für Unternehmen

In nahezu allen Unternehmen spielen funktionierende IT-Systeme heutzutage eine Schlüsselrolle bei der Organisation und Abwicklung von Geschäftsprozessen. Diese Systeme sind nicht nur für die Auftragserfüllung und die Unterstützung betrieblicher Abläufe unerlässlich, sondern umfassen auch digitale Archive oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Letztere sind entscheidend für die ordnungsgemäße Aufbewahrung digitaler Dokumente und müssen nach den GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) implementiert werden.

Die GoBD beschreiben die Anforderungen an die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den erforderlichen Datenzugriff. Jedes eingesetzte System erfordert eine Verfahrensdokumentation, in der die entsprechenden Prozesse detailliert beschrieben und erläutert werden. Unabhängig von der Art des Unternehmens ist die Erstellung dieser Dokumentation für die Nachvollziehbarkeit der technischen Abläufe unerlässlich.

Steuerpflichtige Unternehmen stehen hier oft vor großen Herausforderungen, denen die BDO DIGITAL GmbH mit umfassender Expertise und entsprechenden Ressourcen begegnet. Unser Unterstützungsportfolio bietet Einzel- und Gesamtlösungen für die Erstellung dieser Dokumentation.

Für Unternehmen kann die Erfüllung der Compliance-Anforderungen komplex sein. Die häufigsten Herausforderungen sind:

Archivierung digitaler Dokumente gemäß GoBD: Die Einhaltung dieser Richtlinien ist Grundvoraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung.
Datensicherheit: Elektronische Dokumente müssen ausreichend geschützt werden; andernfalls ist die Buchführung nicht mehr ordnungsgemäß.
Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit: Die bloße Ablage der Daten in einem Dateisystem reicht nicht aus. Ein digitales Archiv ist notwendig.
Prozessdokumentation: Gewünschte Prozesse müssen klar und präzise dokumentiert werden.
Dokumentenklassifizierung: Beschreibung und Indizierung wichtiger Dokumentenklassen, wie Eingangsrechnungen und E-Mails.
Zuständigkeiten und Rollen: Klare Definition innerhalb der Prozesse.
Internes Kontrollsystem: Vollständige Darstellung relevanter Sicherheits- und Organisationsprozesse.

Die entsprechende Dokumentation bietet nicht nur die Voraussetzung für die nächste Steuerprüfung, sondern schafft auch bedeutenden Unternehmensnutzen, darunter:

Transparenz: Für die Unternehmensführung und interne Prozesse.
Integrität: Verbesserung der Daten- und Dokumentenintegrität.
Nachvollziehbarkeit: Sicherstellung der Unveränderbarkeit von Dokumenten.
Schutz: Bewahrung unternehmerischer Geheimnisse und Sicherstellung der Beweiskraft vor Finanzbehörden.
Strukturierte Verfahrensanweisungen: Standardisierung und Statusübersicht zu Unternehmensleistungen.

Die Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Unternehmen. Angesichts der zunehmenden Bedeutung von IT-Systemen in der heutigen Geschäftswelt ist die Erstellung einer klar strukturierten und detaillierten Dokumentation, insbesondere im Hinblick auf die GoBD, unerlässlich.

Omnichannel Service Desk: Ihre Lösung für perfekten Kundenservice

Der technologische Wandel revolutioniert die Art und Weise, wie Menschen miteinander kommunizieren. Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, ihren Kundinnen und Kunden eine Vielzahl von Kommunikationskanälen anzubieten. Die Zeiten, in denen eine Telefon- und Faxnummer ausreichten, sind vorbei. Kundinnen und Kunden bevorzugen zunehmend Social Media, Live-Chats, Portale und die klassische E-Mail. Um eine einheitliche und positive Kundenerfahrung zu gewährleisten, müssen diese Kanäle nahtlos integriert und effektiv verwaltet werden.

Ein guter Omnichannel Service Desk ermöglicht die einfache Verwaltung der Kommunikation mit Ihren Kundinnen und Kunden über verschiedene Kanäle hinweg. Bei exzellentem Kundenservice geht es jedoch tatsächlich nicht nur um Kundinnen und Kunden - es geht auch um Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Eine effektive Omnichannel-Lösung bietet umfassende Antworten auf die Herausforderungen des Multichannel-Supports. Die Implementierung durchdachter und automatisierter Workflows sorgt für eine reibungslose Interaktion und entlastet Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter:

Im Idealfall werden Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Künstlicher Intelligenz (KI) unterstützt, die bisher manuell durchgeführte Prozesse übernimmt und intelligente Vorschläge macht. Aus diesem Grund sind wir eine strategische Partnerschaft mit ThinkOwl Europe GmbH eingegangen und sind Solution Partner für die Implementierung und Beratung von ThinkOwl und fileee Conversations.

ThinkOwl als Omnichannel Service Desk optimiert den Kundenservice durch KI, die beim Sortieren, Erfassen, Zuweisen und Verfolgen von Serviceanfragen hilft. Die KI sortiert alle eingehenden Anfragen automatisch nach Thema, Priorität oder Zuständigkeit und liefert relevante Informationen und passende Antworten. Auf diese Weise können Unternehmen bis zu 60 % mehr Servicevorgänge schneller, präziser und kundenorientierter bearbeiten - und das bei gleichem Personaleinsatz.

Mit fileee Conversations haben Sie die Möglichkeit, Dokumente sicher mit Ihren Kundinnen und Kunden zu teilen und Anträge digital zu signieren. Darüber hinaus bietet fileee Conversations intelligente Formulare, geführte Dialoge und Self-Service-Optionen, optional abgesichert durch Identifikations- und Authentifizierungsverfahren. So minimieren Sie Eingabefehler und profitieren von Kosten- und Zeitersparnissen von bis zu 87%.

CCM - Output Management: Effiziente Kundenkommunikation dank Digitalisierung

Digitalisierung und Automatisierung im Output Management sind wettbewerbsentscheidend. Unternehmen müssen in den nächsten 3-5 Jahren in digitale Lösungen investieren, um Bearbeitungszeiten zu verkürzen und gleichzeitig qualitativ hochwertige Inhalte für alle Endgeräte bereitzustellen. Kundinnen und Kunden erwarten personalisierte Kommunikation und Wahlfreiheit zwischen verschiedenen Kanälen.

Vorteile von CCM:

Positive Kundenerlebnisse: Steigerung der Kundenzufriedenheit durch kundenorientierte Kommunikation.
Reduzierte Wartezeiten: Effiziente Prozesse erhöhen die Produktivität.
Kosteneinsparungen: Digitale Dokumente reduzieren Portokosten.
Optimierte Synergien: Verzahnung von Input- und Output-Management.
Erweiterte Datenanalyse: Nutzung von Statistiken zur Prozessverbesserung.

Umfassende Produktexpertise

Unser Standardansatz - die Document Transfer Strategy - unterstützt Unternehmen von der Analyse bis zur Implementierung eines Output-Management-Systems. Unsere Erfahrung mit führenden CCM-Lösungen wie ISIS Papyrus und Quadient Inspire ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen für unterschiedliche Branchen.

Best Practices

Wir setzen bewährte Methoden ein, um Output-Management-Projekte effizient zu gestalten:

Document Transfer Strategy: Standardverfahren für neue Systeme.
Data Integration Layer: Anbindung vorhandener Systeme.
Migrationserfahrung: Erfolgreiche Ablösung von Altsystemen.
Papyrus Upgrade: Aktualisierung von Altsystemen.

Strategische Beratung

Unsere Beratung sichert langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Wir analysieren den Reifegrad Ihrer Digitalisierung und entwickeln Soll-Prozesse, die auf Ihr Geschäftsmodell abgestimmt sind.

Migration im CCM

Migrationen sind komplex, aber notwendig aufgrund von

End-of-Life von Software: Ablösung veralteter Systeme.
Weggang von Wissensträgern: Verlust von Schlüsselpersonen.
Moderne Anforderungen: Erfüllung aktueller Geschäftsanforderungen.

Standardisierte Migration

Die Document Transfer Strategy erleichtert die Migration:

Schaffung eines Service-Layers für Anpassungen.
Sukzessive Migration der Dokumente.
Nachbearbeitung im Zielsystem.
Testphase mit automatisiertem Belegabgleich.
Einführung des neuen Systems mit Training.
Abschaltung des Altsystems.

Chancen durch Migration

Migrationen bieten die Chance, ineffiziente Prozesse abzubauen und moderne Software einzusetzen. Entscheidend für den Projekterfolg ist eine zielgerichtete Strategie.

Die Definition einer geeigneten Migrationsstrategie ist entscheidend. Die Aufnahme des Ist-Zustandes und die Erstellung einer Dokumentenlandkarte sind für die Migrationsplanung unerlässlich. Die Berücksichtigung von Faktoren wie Dokumentenkomplexität und Systemkompatibilität optimiert die Überführungsstrategie und reduziert den Aufwand. Die Migration modernisiert die Systeme und steigert die Effizienz in der Kundenkommunikation. Unternehmen, die diese Best Practices umsetzen, können die Vorteile einer modernen CCM-Landschaft voll ausschöpfen.

DMS & Input Management: Effiziente Lösungen für das Datenmanagement

Input Management erkennt, wenn Dokumente im Unternehmen eingehen. Die Technologie identifiziert die Art der Information und interpretiert die enthaltenen Daten. Diese werden dann schnell extrahiert und an die richtige Stelle im Unternehmen geleitet - sei es das richtige System, die richtige Person oder die richtige Abteilung. Durch die Automatisierung manueller und administrativer Tätigkeiten können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter nutzen und die Produktivität steigern.

Mit einem durchdachten Input Management können Unternehmen ihre Prozesse deutlich optimieren. Durch die schnellere Erfassung und Weiterleitung von Informationen kann die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens verbessert und die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt werden.

Steigerung der Erfassungsqualität: Durch die automatische Datenextraktion wird die Fehlerquote reduziert. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können so von reinen Datentypisten zu qualifizierten Prüferinnen bzw. Prüfern werden.
Automatisierung der Metadatenanreicherung: Informationen können schneller gefunden und nachgelagerten Prozessen und IT-Systemen gezielt zugeordnet werden.
Höhere Bereitstellungsqualität: Durch die Eliminierung von Fehlleitungen und die Kenntnis über den Bearbeitungsfortschritt werden Irrläufer vermieden.
Beschleunigung von Bereitstellungsprozessen: Die Durchlaufzeiten von Dokumenten werden erheblich verkürzt, was zur Gewinnmaximierung und Kostensenkung beiträgt.
Eliminierung von Medienbrüchen: Eine zentrale und digitalisierte Informationsbereitstellung ermöglicht es, benötigte Informationen an beliebigen Orten zur Weiterverarbeitung durch Mitarbeitende und Systeme bereitzustellen.
Flexibilität bei der Definition von Geschäftsprozessen: Bei Veränderungen können Prozesse und Abläufe schnell angepasst werden, wodurch das Unternehmen reaktionsfähiger wird.
Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung und Optimierung der Prozesse können die Prozesskosten deutlich gesenkt und damit die Rentabilität gesteigert werden.

Input Management beginnt mit der Erfassung von Daten aus digitalen Dokumenten, E-Mails und Papierbelegen. Die eingehenden Daten werden analysiert und für die Weiterverarbeitung aufbereitet.

Die BDO DIGITAL GmbH bietet Ihnen maßgeschneiderte Input-Management-Lösungen, damit Ihre Informationen effizient fließen und optimal genutzt werden.

Unser Portfolio: Was kann die BDO DIGITAL GmbH für Sie tun?

Wir biete Ihnen ein umfassendes Portfolio zur Optimierung Ihrer Datenmanagementprozesse:

Projektbegleitende Unterstützung: Wir stehen Ihnen während des gesamten Projektverlaufs zur Seite und sorgen dafür, dass alle Phasen reibungslos ablaufen.
Anforderungsmanagement / Requirements Engineering: Unsere Expertinnen und Experten helfen Ihnen, die Anforderungen Ihrer Organisation und aller Stakeholder zu erfassen und in umsetzbare Schritte zu übersetzen.
Lastenhefterstellung: Wir erstellen detaillierte Lastenhefte, die alle relevanten Anforderungen enthalten und als Grundlage für unternehmensweite Entscheidungen dienen.
Prozessmanagement: Unser Team identifiziert, gestaltet und dokumentiert Geschäftsprozesse, um Effizienzgewinne zu sichern und die Qualität langfristig zu gewährleisten.
Testmanagement: Wir stellen sicher, dass die entwickelten Lösungen den vorab definierten Anforderungen entsprechen und in der Praxis funktionieren.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist der größte Hebel für Effizienz- und Effektivitätssteigerungen. Unternehmen, die ihre Prozesse digital transformieren, können nicht nur Geld sparen, sondern auch ihre Reaktionszeiten und Flexibilität enorm verbessern.

Mit einem gut strukturierten Inputmanagement legt Ihr Unternehmen den Grundstein für eine erfolgreiche digitale Transformation. Die BDO DIGITAL GmbH bietet Ihnen die Expertise und die notwendigen Werkzeuge, um Ihre Informationsverarbeitung zu optimieren und Prozesskosten signifikant zu senken. Nutzen Sie die Vorteile eines strukturierten und automatisierten Datenmanagements.

CCM: Unsere Antwort auf Ihre Herausforderungen

Customer Communications Management (CCM) von BDO ist Ihre Antwort auf die Herausforderungen moderner Unternehmenskommunikation. Mit unseren maßgeschneiderten Lösungen optimieren Sie nicht nur Ihre Kommunikationsstrukturen, sondern steigern auch die Effizienz und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Sprechen Sie uns an, um mehr über die Möglichkeiten unseres CCM für Ihr Unternehmen zu erfahren. Lassen Sie uns gemeinsam eine zukunftsfähige Kommunikation gestalten, die Ihnen hilft, die aktuellen Herausforderungen zu meistern und Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen.

Durch die Kombination von Beratung und Cloud Services sind wir der Partner, den Sie brauchen, um erfolgreich durch die digitale Landschaft zu navigieren. Unser CCM - für eine fortschrittliche, nahtlose und sichere Kommunikation in Ihrem Unternehmen.

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