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Aktuelles:

Verfahrensdokumentation - Ordnungsgemäße Aufbewahrung von digitalen Dokumenten nach GoBD

31. März 2021

Alexander Neef, Leiter
Enterprise Content Services (ECS)
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Norbert Kasten, Senior Business Consultant
Enterprise Content Services (ECS)
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Herausforderungen für Unternehmen

  • Digitale Dokumente des Unternehmens müssen nach GoBD aufbewahrt werden 
  • Daten, Datensätze, elektronische Dokumente, elektronische Unterlagen müssen ausreichend geschützt werden.
  • Wird die Datensicherheit nicht gewährleistet, ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsgemäß
  • Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt nicht die Anforderung der Unveränderbarkeit. Es sind ergänzende Maßnahmen einzurichten.

Revisionssicherheit, DMS/ECM

GoBD v. 28.11.2019, Rz 104: „Werden die Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig.“


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  • Projektbegleitung in einzelnen Projektphasen zur Digitalisierung im Unternehmen


Portfolio 

  • Erstellung der Verfahrensdokumentation mit strukturiert aufgebauten Checklisten
  • Orientierung bei der Zusammenstellung der Unterlagen 
  • Verfassung der Verfahrensdokumentation
  • Abstimmung der Ergebnisse mit den verantwortlichen im Unternehmen
  • Nach der Erstellung werden die Ergebnisse überreicht. Zukünftige Änderungen können eigenständig geleistet werden
  • Unterstützung und Beratung bei fehlenden Dokumenten zur Verfahrensdokumentation


Ihr Nutzen

  • Der Dokumentenprozess in ihrem Unternehmen wird dokumentiert nach den Anforderungen der GoBD
  • Steigerung der Beweiskraft ihrer digitalen Rechnungen & Handelsbriefe
  • Für den Fall der Betriebsprüfung stehen die geregelten Abläufe des Unternehmens zur Verfügung
  • Die dokumentierten Prozesse des Unternehmens stehen neuen Mitarbeitern für die schnelle Einarbeitung zur Verfügung