Herausforderung

Zur Erreichung der Ordnungsmäßigkeit bestehen Herausforderungen, die häufig nur schwer vom Unternehmen allein bewältigt wird.

• Archivierung Digitaler Dokumente nach den Anforderungen der GoBD. Die Einhaltung der GoBD ist der Grundstock zur Erhaltung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
   
• Ausrechend Schutz für Daten, Datensätze und elektronischer Dokumente. Elektronische Dokumente müssen ausrechend geschützt werden. Wird die Datensicherheit nicht gewährleistet, ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsgemäß
   
• Eine Ablage von Daten und Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt nicht die Anforderungen der Ordnungsmäßigkeit. Hierfür sind ergänzende Maßnahmen einzurichten oder es ist ein digitales Archiv zu verwenden.
   
• Die Beschreibung der gewollten Prozesse für die Einhaltung der Organisationsordnung und Grundsätze ist beschreibend zu dokumentieren.
   
• Beschreibung von Dokumentenklassen, z.B. Eingangsrechnung, Eingangsgutschrift und
  E-Mail. Indexierung dieser Dokumente zur mit charakteristischen Ordnungsmerkmalen zur geordneten Archivierung
   
• Abgrenzung von Dokumenten bei einer Weiterverwendung außerhalb des Unternehmens
   
• Erstellung der technischen Dokumentation für eingesetzte Hard- und Software
   
• Beschreibung von Zuständigkeiten und Rollen in Prozessen
   
• Vollständige Darstellung eines internen Kontrollsystems für die Organisation und Sicherheit der eingerichteten Prozesse
   
• Beschreibung der Gewährleistung von Unveränderbarkeit und Integrität bei Dokumenten
   
• Strukturiertes verfassen der Verfahrensdokumentation